שיתוף מתוך מפגש עם צוות הנהלה
אוקטובר 7, תאריך שחוצה את החיים ללפני ואחרי, תאריך שפוער בור עמוק שקשה לראות איך ממשיכים ממנו הלאה. הכל נראה תפל וחסר משמעות אל מול האסון הגדול, אל מול עוצמת הכאב והשבר. איך לעזאזל חוזרים לאיזה סוג של תפקוד נורמאלי? אחרי שבוע של נסיונות לשמור על איזה רצף תפקודי מול הילדים ובבית, הגיעה הבקשה גם לחזור לתפקוד בעבודה, נכון אנחנו יודעים שזה חשוב וחיוני לחוסן שלנו, אבל למי יש ראש לזה?
ביום שישי קיבלתי בקשה בכל זאת לערוך מפגש עם צוות ניהולי שנקבע ליום ראשון הקרוב (נקבע לפני האסון והמלחמה) קצת הופתעתי מהרצון להיפגש בראשון ועוד פיזית בארגון. הרגיש לי תלוש ולא הגיוני לעזוב את הילדים הזום ואת מלאכת הליקוט (ציוד) והבישול, ולצאת להתעסק במשהו אחר, משהו שכביכול לא קשור למלחמה.
כשהגעתי לפגישה בתל אביב הבנתי שכולנו באותה סירה (כמעט ליטרלי מכמות הגשם שירדה בראשון בבוקר), אף אחד לא ממש שמח להגיע למשרד, כולנו היינו המומים, כואבים. התחבקנו, שמחנו לראות אחד את השניה, ואז הרגשנו את מה שאנחנו יודעים בראש, שמפגש אישי ואנושי במצב של משבר כזה הוא משאב משמעותי לחוסן האישי שלנו, שעד כמה שמרגיש לא טבעי לעסוק בעניינים של דה יומה דווקא שמירת הרצף וההמשכיות התפקודית חשובה לנו, הרי כל כך הרבה רצפים נשברו שדווקא במקומות שיש לנו השפעה וניתן לחבר ולהדביק חשוב לעשות את זה בשביל עצמנו, בשביל כולנו.
אני אהיה פרקטית ואשתף אתכם מה עשינו במפגש הזה בתקווה שזה יביא לכם ערך ויעזור למי שמתמודד עכשיו עם האתגר בחזרה לשגרת עבודה מסויימת.
חילקתי את המפגש ל 3 חלקים:
חיבור אישי
הערכת מצב
תכנון מה הלאה
חיבור אישי : בחלק הראשון פתחנו בלהתחבר מחדש, לבדוק מה שלומנו, איפה כל אחד נמצא מבחינת הכוחות, המשאבים, שיתפנו: מה חיזק אותי? מה עזר לי להרגיש משמעותי למעגל שלי? למעגלים נוספים השבוע?
בחרנו להתמקד בשיחה במה שנתן לנו כוחות, מה עזר לנו להרגיש קצת יותר טוב בימים האחרונים, מתוך תפיסה שמשאבי האנרגיה של כולנו מוגבלים והתמקדות בגורמים המחזקים עוזר לנו להתחזק.
חיוני לתת מקום לשתף ולאוורר אבל חשוב לתת לזה זמן תחום, להחזיק את המרחב הזה בלי להתפזר כדי לשמור על הכוחות שלנו.
הערכת מצב,
מתוך תפיסת אחריות של צוות ניהולי קודם כל עשינו סקירה של הפעולות שחשוב שייעשו בטווח הקצר כדי להבטיח את ההמשכיות העסקית.
קשר עם עובדים – סקירה ומיפוי של העובדים והעובדות במעגלים השונים שנפגעו וזיהוי האוכלוסיות הרגישות. מי בקשר עם מי, מי צריך תמיכה ואיזה. וגם ווידוא שאין "מנותקי קשר" שכל מנהל/ת יודעים מה שלום כולם.
קשר עם לקוחות – עשינו סקירה מהירה אבל איכותית של אנשי המפתח אצל הלקוחות, לוודא שנוצר קשר עם כולם, ושיחה על איזה ערך או תמיכה הוצע / ניתן לתת ללקוחות בימים אלו.
קשר עם בעלי עניין מרכזיים – ספקים, משקיעים, שותפים וההשפעה של מצב המלחמה עליהם.
תקציב – היערכות לתרחישים שונים והבנת משמעויות, הקדמת תשלומים אם אפשר , כספים שיידחו וכו…וקביעה של פגישות המשך בנושאים שדורשים החלטות הנהלה.
תרומה למאמץ המלחמתי – סדר בבלאגן וריכוז יוזמות, נקבע זמן לחשיבה יצירתית על תרומה שהחברה רוצה לקחת בה חלק לטווח הקרוב ויכולה לתרום מתוך הערך המוסף הייחודי של החברה.
מה הלאה
אחרי שעשינו מיפוי ויישור קו חשבנו במה חשוב שנתמקד קדימה? מה הן ה"אבנים הגדולות" לתקופה הקרובה ולאיזה טווח נכון לתכנן? החלטנו להתמקד בחודש הקרוב +רבעון קדימה.
בחירת המיקודים המרכזיים לרבעון הקרוב – סקירה של היעדים ודיון במודל הפשוט של start / stop / do diffrent לגבי הפעולות שעל החברה לעשות כדי לשמור על ההמשכיות העסקית וניהול הסיכונים. לחשוב איזה פעולות חיוניות ויביאו ערך, מה הן ההזדמנויות של הארגון להביא ערך למעגל הלקוחות והשותפים?
מי עושה מה? בדקנו עם כל אחד מה הוא מוכן ורוצה לקחת, ברגישות אבל גם בנחישות מתוך תפיסה שאנחנו רוצים לחזק את תחושת המסוגלות של כולם ולהניע קדימה.
צעדי המשך: אחרי שעשינו מיפוי של 4 נושאים מרכזיים דנו באופן בו נעדכן ונשתף את הארגון על מנת ליצר בהירות והגדרה ברורה של אחריות ומשימות, קבענו מפגש עוד שבועיים עם צוות ניהולי מורחב לדיון משותף על ההחלטות והערכת מצב מחודשת.
בסבב הסיכום יכולתי לראות שמשהו בשפת הגוף של כולם קצת נרגע, חלק מגורמי הלחץ במצב הנוכחי הוא תחושת חוסר השליטה וחוסר הוודאות שכולנו שרויים בה, עצם העצירה והחשיבה המשותפת עוזרת לנו לא להיות בזה לבד ולייצר תחושה מסויימת של איחוי סביב הרצף שנקטע, הרי כל כך הרבה דברים נקטעו ונגדעו עם פרוץ המלחמה הזו, לכן במקומות שאנחנו יכולים ויש לנו שליטה חשוב שנייצר את ההמשכיות. תפקידה של מנהיגות אחראית עכשיו היא לאסוף, לחבק ולדאוג שיהיה לנו מחר, ברגישות ובנחישות.
כי אנחנו חברה של לביאות ואריות ואנחנו פה כדי להישאר.
נכתב ע"י מיכל מלכא-פרי יועצת ארגונית בכירה
