2. הסתכלות תהליכית- מה קורה לפני – תו"כ – ואחרי הכנס…

כנס טוב, הוא כזה ש"ניצחת" אותו לפני שהתחיל הכנס.

למה? כי דייקנו את המטרות, ועשינו תהליך הכנה שרק בזכותו כל הכנס כבר היה שווה- ועכשיו רק נשאר לקטוף את הפירות וליהנות בכנס… 

טיפים לתהליך ההכנה:

• הגדרת מטרות כדי להגדיר מטרות מדויקות אנחנו משתמשים במודל המשולש: רוצה-צריך- יכול. מה הארגון רוצה? מה הוא צריך? ומה הוא באמת יכול ליישם? 
  ברוב המקרים הבקשה הראשונית שנקבל תהיה רק נק' הפתיחה,  מכאן אנחנו יוצאים לברר מה הארגון צריך- מהם היעדים שהוא רוצה להוביל? ומהם האתגרים המרכזיים או בעיות השורש שנדרש להתמודד איתן בדרך לשינוי. ובסופו של דבר איפה זה פוגש את המציאות? עם מה הארגון בשל להתמודד כרגע?   לעיתים מה שהוא רוצה, זה לא משהו צריך, ואו לא מה שהוא באמת יכול להתמודד.  בהרבה מקרים נתמודד עם ריבוי בעלי עניין עם מטרות שונות – דבר המצריך תעדוף ברור ותאום ציפיות מה ראלי ומה לא. 
• תכנון מדויק ופיצוח של המתודה המתאימה- אחרי שדייקנו את המטרות ומהו האימפקט הרצוי הגיע הזמן לפצח מה תהיה המתודה הנכונה שתתמוך אותו.
  אם אנחנו רוצים לייצר את הפתיחות לשינוי ברמת Mindset והתנהגויות- מנקודה A לנקודה B (וחשוב להגדיר את A ו B טוב מאוד) – עכשיו השאלה המהותית היא: 

"איזה חוויה המשתתפים צריכים לעבור, כדי לנוע מנקודה A ל B" – מניסיוננו זיקוק החוויה אותה המשתתף צריך לעבור כדי להתחיל תנועה, הסתכלות לא רק על הצד הרציונאלי, אלא בעיקר על הצד הרגשי המעקב את התנועה, מאפשר לבנות כנס משמעותי, נוגע ומייצר תנועה.  

בספר SWITCH מתארים את העבודה על המרכיב הרגשי כמחוללת (או מעקבת) השינוי הגדולה והחזקה ביותר. לכן, חשוב לנצל את הזדמנות הכנס והמפגש המיוחד פנים אל פנים, כדי לייצר חוויה רגשית חזקה משותפת שתקדם את התנועה מA-B שאותה אנחנו רוצים לקדם. 

לדוגמא, ליווינו סטרטאפ בצמיחה מהירה, במעבר קריטי מהיותו ארגון פיתוח/ מוצר לארגון מכירות, הם צמחו מהר נכנסו המון אנשים ותפקידים חדשים, והם חוו המון חיכוכים, האטת קצב והרגישו המון כאבי גדילה, והרגישו שהם היחידים שעוברים זאת באופן הזה, כי יש לארגון שלהם המון מאפיינים מאוד ספציפיים שאין לאחרים… (נשמע מוכר?)  הבנו שאנחנו רוצים לידד אותם עם ההזדמנויות שבצמיחה מהירה ולא רק עם הכאבים, שהם צריכים לפגוש מנהלים שהובילו תהליכים שכאלו שיוכלו לפתוח להם את העיניים ולתת השראה רגשית חיובית על הצמיחה וההזדמנויות שבתוכה, ולא רק להתחבר לכאבי היומיום – וכך יצאנו ל"מסע מחקר" בו פגשנו מנהלים ש"עשו את זה" והצליחו לצמוח מסיטואציה דומה אבל שונה. המפגשים גם יצרו התיידדות עם הצמיחה וההזדמנויות, גם נתנו לגיטימציה לכאב, גם הציגו פתרונות אפשריים, וגם היו לבנה חשובה בבניה של פורום המנהלים כשותף לדרך חדשה. 
 

• רתימה של דרג ההנהלה – בשלב הזה קריטי ליצור את תחושת האחריות וההובלה של דרג הניהולי הבכיר, ההבנה שזהו לא כנס של "HR" או מרקטינג אלא של הארגון שהם מובילים, וזוהי הזדמנות משמעותית לקדם את האג'נדה שלהם וליצור את תחושת המחוברות של כלל המשתתפים למסרים המרכזיים.  ככל שדרגי הניהול לוקחים חלק משמעותי יותר בבניה, וההעברה של הכנס, הכנס יהיה יותר מוצלח. (באיזון כמובן). 
• התנעה מוקדמת של חווית המשתתף– כדי לייצר כנס מוצלח אנחנו רוצים לייצר טיזרים או מפגשים אינטימיים או All Hands או כל דבר אחר שיגרום למשתתפים לצפות לקראת המפגש, ולהתניע מראש את תהליך החשיבה כדי לבוא מוכנים לקיים דיונים אפקטיביים